Cases – Monitoring rol RvC
Introductie
Deze casus is gebaseerd op een internationaal opererend industrieel familiebedrijf,
producent van professionele keukens, met een jaaromzet 450 miljoen EUR. De
onderneming is actief in 17 verschillende landen op drie continenten.
De casus is ontleend aan een ‘best practise’ methodiek die in de literatuur als ‘continuous
monitoring’ wordt omschreven. Kunt u weer vergeten, kern van de boodschap is: zinvol
en tijdig meten is waardevol. In de cases zijn een aantal praktijk elementen verweven.
Directie formuleert prestaties
De directie heeft voor 2009 de volgende strategische prestaties geformuleerd:
1. Verhogen marktaandeel met 25% in 4 aangewezen lokale markten buiten
Nederland. Hoe? Door het verstrekken van licenties aan lokale partners voor
het gebruik intellectueel eigendom.
2. Verlaging werkkapitaal met 50%. Hoe? =Door verhogen snelheid van levering
onderdelen door leveranciers op continent Zuid-Amerika door implementatie
van JIT management.
3. Verhogen van brutomarge op thuismarkt Nederland met 15%. Hoe? Door
verlagen van transportkosten ex-fabriek met 10% en afbouwen standaard
kortingsprogramma’s met 5%.
Rol van RvC
De RvC bestaat uit drie leden en houdt toezicht op de wijze waarop de interne
beheersingssystemen zijn ingericht en werken. De directie heeft aangeven dat het
interne beheersingsysteem management tijdig en accuraat van betrouwbare
management informatie voorziet inzake realisatie van prestaties en de wijze waarop
risico’s zich manifesteren.
De RvC is buitengewoon geïnteresseerd in op de vraag hoe de directie van deze
vennootschap de realisatie van doelstellingen bewaakt en op welke wijze risico’s door
maatregelen van interne controle worden beheerst.
Management Dashboard
De directie en het managementteam heeft toegang tot een dashboard waarin prestaties
in relatie tot risicofactoren en interne controle maatregelen worden gemeten. In deze
context wordt gesproken over een geïntegreerd ‘prestatie, risico, controle en proces
intelligentie dashboard [PRCP Dashboard’].
Prestaties zijn de van de strategie afgeleide meetbare doelstellingen. Risico’s zijn interne
of externe factoren die inherent zijn aan het realiseren van prestaties en deze prestatie
kunnen beïnvloeden.
Een evenwichtige raamwerk van controle maatregelen bestaat uit zowel preventieve
maatregelen als zogenaamde detectieve maatregelen. Preventieve maatregelen zijn de
“Do or Do Not procedures en richtlijnen”. Het zijn de spelregels waarbinnen geopereerd
mag worden.
Detectieve maatregelen zijn gericht op het analyseren van feiten ‘achteraf’. Met andere
woorden, zijn de spelregels wel of niet overtreden, en wie is verantwoordelijk.

Basistechniek onder het dashboard
Het dashboard wordt ondersteund door data-analyse technieken. Dit zijn technieken die
zijn gebaseerd op de gedachten dat feitelijke transactiedata die in de processen worden
vastgelegd moet worden gebruikt t.b.v. korte, krachtige management rapportage.
Hiernaast
heeft
het
management
de
beschikking
over
eenvoudige
uitzonderingsrapportages en rapporten met opvallende trends. Dit laatste noemen wij
proces intelligentie.Deze informatie kan periodiek gegenereerd worden maar ook, als de
situatie daar om vraagt, continu worden gemonitord.
Continuous monitoring is in feite het uitvoeren van detectieve controle op de vraag op
prestaties worden gerealiseerd, of risico’s zich manifesteren en of maatregelen van
interne controle werken.
Afdeling Risk & Control
De afdeling Risk & Control & Reporting meet continue of kritische prestaties worden
gerealiseerd, risico’s zich daadwerkelijk manifesteren en maatregelen van interne
controle effectief zijn. Indien resultaten van meting hiertoe aanleiding geven worden
deelprocessen verder geanalyseerd op transactieniveau.
Kracht
Zinvol en tijdig meten geeft het managementteam, de directie en de toezichthouder een
goed inzicht in de belangrijkste prestaties, risico’s en uitkomsten van controle
maatregelen. Hiernaast zijn opvallende trends en transacties snel transparant te maken.
Opvallende transacties kunnen in directe relatie worden gebracht tot verantwoordelijke
afdelingen en medewerkers. Vanuit een mogelijke fraude perspectief kan indien
noodzakelijk snel worden gehandeld.
Monitoring rol RvC
Elk kwartaal bespreekt de RvC met de directie de uitkomsten van bijgesloten
dashboard. Elke zes maanden is de externe accountant bij dit gesprek betrokken.
Indien u vragen heeft over de opzet en technische inrichting van een to the point
dashboard kunt u contact opnemen met drs Joris Joppe RA of drs Pieter de Kok RA van
Coney.